Logistyka w e-commerce transgranicznym – jak obniżyć koszty i skrócić dostawy

Firmy działające na rynkach międzynarodowych muszą zmierzyć się z kompleksowymi wyzwaniami: od różnorodnych przepisów celnych, przez zarządzanie wieloma walutami, po optymalizację tras dostaw na wielkich odległościach. Te wszystkie czynniki wpływają bezpośrednio na koszty operacyjne i satysfakcję klientów, co czyni strategiczne podejście do logistyki niezbędnym elementem sukcesu.

Co to jest sprzedaż cross-border w e-commerce?

Sprzedaż cross-border w e-commerce to nic innego jak handel internetowy prowadzony pomiędzy różnymi krajami. Oznacza to, że sklep online sprzedaje swoje produkty klientom zagranicznym, przekraczając granice geograficzne i prawne. Taki model pozwala na dotarcie do nowych grup odbiorców, zwiększenie przychodów i dywersyfikację ryzyka rynkowego. Jednak wiąże się też z wyzwaniami — różnice w przepisach podatkowych, wymagania celne, bariery językowe czy preferencje konsumenckie. Dlatego skuteczna strategia sprzedaży cross-border wymaga nie tylko dobrej logistyki, ale też lokalizacji oferty i obsługi klienta.

Na czym polega proces logistyki transgranicznej?

Logistyka transgraniczna obejmuje wszystkie działania związane z przemieszczaniem towarów pomiędzy krajami — od momentu złożenia zamówienia przez klienta, aż po dostarczenie produktu do jego drzwi. Proces ten uwzględnia m.in. odprawy celne, zgodność z lokalnymi regulacjami, wybór odpowiednich przewoźników, optymalizację tras oraz zarządzanie zwrotami. Kluczowe znaczenie ma tu integracja systemów informatycznych i automatyzacja, które pozwalają na śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym i szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia. Efektywna logistyka transgraniczna to nie tylko niższe koszty, ale też lepsze doświadczenie klienta.

Co znaczy 3PL?

3PL, czyli Third-Party Logistics, to model logistyczny, w którym firma zleca obsługę procesów logistycznych zewnętrznemu dostawcy. Taki operator 3PL może zajmować się magazynowaniem, pakowaniem, wysyłką, a nawet obsługą zwrotów. Korzystanie z usług 3PL pozwala firmom e-commerce skupić się na sprzedaży i marketingu, jednocześnie redukując koszty operacyjne i zwiększając skalowalność. W kontekście transgranicznego handlu 3PL często dysponuje infrastrukturą i doświadczeniem w obsłudze międzynarodowych przesyłek, co znacząco upraszcza ekspansję na nowe rynki.

Główne wyzwania w logistyce transgranicznej

Logistyka transgraniczna wiąże się z globalnymi wyzwaniami, nawet gdy jest realizowana w kraju z Polską sąsiadującym. Do głównych powodów, dla których tak jest, należą bariery celne, regulacje, koszt transportu, a także zarządzanie zwrotami. Szczególnie ta ostatnia kategoria może przerażać właścicielki e-sklepów, ale i tutaj znajdzie się rozwiązanie. Poznaj główne wyzwania w logistyce transgranicznej:

Bariery regulacyjne i celne

Jednym z największych wyzwań w e-commerce transgranicznym są skomplikowane procedury celne i różnorodne regulacje prawne w poszczególnych krajach. Każdy rynek ma swoje specyficzne wymagania dotyczące dokumentacji, klasyfikacji produktów, podatków i opłat celnych. Niewłaściwe przygotowanie przesyłki może prowadzić do kosztownych opóźnień lub nawet zatrzymania towaru na granicy.

Szczególnie problematyczne są różnice w systemach podatkowych, gdzie firma musi uwzględnić VAT, cła importowe oraz lokalne podatki od sprzedaży. Dodatkowo niektóre kategorie produktów podlegają specjalnym ograniczeniom lub wymagają dodatkowych certyfikatów, co komplikuje proces logistyczny i wydłuża czas realizacji zamówień.

Zarządzanie kosztami transportu i  magazynowania

Koszty międzynarodowego transportu oraz magazynowania stanowią znaczący udział w strukturze kosztów e-commerce transgranicznego. Firmy muszą balansować między szybkością dostawy a jej kosztem, uwzględniając oczekiwania klientów oraz marżę na poszczególnych produktach. Dodatkowo towary muszą gdzieś się znajdować, a to kosztuje. Problem ten pogłębiają wahania cen paliw, różne strefy czasowe oraz sezonowe fluktuacje w branży logistycznej, a także ceny wynajmu lub budowy magazynów.

Zarządzanie zwrotami

Obsługa zwrotów w handlu transgranicznym stanowi szczególne wyzwanie ze względu na wysokie koszty transportu powrotnego oraz skomplikowane procedury celne. Klienci oczekują prostego i bezkosztowego procesu zwrotu, podczas gdy dla firmy oznacza to dodatkowe koszty logistyczne, które mogą znacząco wpłynąć na rentowność sprzedaży.

Operator logistyczny czy własny magazyn? Porównanie kosztów i efektywności

Własny magazyn daje pełną kontrolę nad procesem, ale wymaga dużych inwestycji. Operator logistyczny (3PL) eliminuje koszty stałe i pozwala skalować biznes w zależności od wolumenu zamówień.

Szacunkowe koszty w Polsce (2025):

Własny magazyn:

• Wynajem 500 m² w regionie przygranicznym – od 18 000 zł/mies.

• Zespół magazynowy (4 osoby) – 20 000–24 000 zł/mies.

• System WMS + utrzymanie – 1 000–3 000 zł/mies.

Operator 3PL:

• Magazynowanie – od 0,50 zł/dzień/paleta lub 0,25 zł/dzień/karton.

• Pick & pack – 1,50–3,50 zł/paczka.

• Brak kosztów utrzymania obiektu i personelu.

Na początkowym etapie ekspansji cross-border model 3PL jest zwykle tańszy i bezpieczniejszy. Przedstawione koszty to jednak tylko wierzchołek góry lodowej. Własny magazyn wymaga również inwestycji w systemy bezpieczeństwa, ubezpieczenia, utrzymanie temperatury, a w przypadku niektórych produktów – specjalistyczne warunki przechowywania. Do tego dochodzą koszty administracyjne, księgowość magazynowa, obsługa HR czy okresowe audyty.

W praktyce rzeczywiste koszty własnego magazynu mogą być o 30-40% wyższe od podstawowych kalkulacji. Z kolei model 3PL oferuje nie tylko elastyczność kosztową, ale również dostęp do zaawansowanych technologii, które byłyby nieopłacalne dla pojedynczej firmy. Nowocześni operatorzy logistyczni inwestują miliony złotych w systemy automatyzacji, sztuczną inteligencję do optymalizacji procesów czy zaawansowane systemy WMS. Korzystanie z tych rozwiązań w modelu usługowym pozwala nawet małym firmom konkurować z gigantami e-commerce.

Cross-border fulfillment w praktyce

Szybkość dostaw bezpośrednio wpływa na konwersję. Według Baymard Institute 22% klientów rezygnuje z zakupu, jeśli czas dostawy jest zbyt długi. Jak skrócić czas dostawy?

• Lokalne centra logistyczne - np. Olza Logistic w Cieszynie umożliwia dostawy do Czech i Słowacji w 24–48h.

• Przedmagazynowanie towaru - eliminuje odprawy celne i redukuje czas transportu.

• Integracja z lokalnymi przewoźnikami - Packeta, GLS CZ, DPD HU – dostęp do szybszych tras i punktów odbioru.

Efekt: Sklepy korzystające z lokalnego fulfillmentu notują 15–25% wyższą konwersję niż te wysyłające wyłącznie z Polski.

Obsługa zwrotów w e-commerce międzynarodowym – koszty i procedury

Średni współczynnik zwrotów w UE wynosi 11%, a w modzie nawet 30–40%. Przy sprzedaży cross-border brak jasnej procedury zwrotów jest poważną barierą zakupową. Skuteczny proces zwrotów powinien obejmować:

• Lokalny adres zwrotny - ułatwia i obniża koszt zwrotu dla klienta.

• Automatyzację - formularze online, generowanie etykiet, śledzenie przesyłki.

• Jasną politykę - przetłumaczone informacje o kosztach i czasie zwrotu środków.

Przykładowe koszty (Czechy, 2025):

• Zwrot lokalny do magazynu w Cieszynie – od 9 zł/paczka (model konsolidacji).

• Zwrot indywidualny z Czech do Polski – 25–40 zł/paczka.

Korzyść: Przejrzyste i tanie zwroty zwiększają lojalność klientów i poprawiają opinie w lokalnych porównywarkach.

Podsumowanie

Decyzja o wyborze modelu logistycznego powinna wynikać z dokładnej analizy specyfiki biznesu. Firmy z wysoką wartością zamówień (powyżej 200 zł) i stabilnym popytem mogą rozważyć własny magazyn, szczególnie jeśli planują długoterminową ekspansję. Dla biznesów o niskich marżach, sezonowej sprzedaży czy szybko zmieniającym się asortymencie, model 3PL będzie zazwyczaj bardziej efektywny. Kluczowe jest również uwzględnienie perspektywy czasowej.

Na początkowym etapie ekspansji cross-border, model 3PL pozwala na szybkie wejście na nowe rynki z minimalnymi inwestycjami. W miarę stabilizacji sprzedaży i poznania specyfiki rynku można rozważyć ewolucję w kierunku modelu hybrydowego lub własnej infrastruktury. Niezależnie od wybranego modelu, regularne audyty kosztów i efektywności powinny być standardową praktyką – rynek logistyczny zmienia się dynamicznie, a optymalne dziś rozwiązanie może okazać się nieefektywne za rok.