Jak wykorzystać Kanban w logistyce i handlu?

Początkowo stosowana w przemyśle produkcyjnym, dziś znajduje zastosowanie w szerokim zakresie działań, od zarządzania zamówieniami po kontrolę stanów magazynowych i organizację dostaw. Dzięki swojej prostocie i skuteczności Kanban pomaga firmom optymalizować procesy, zwiększać przejrzystość pracy oraz redukować marnotrawstwo zasobów. W artykule omówimy, jak skutecznie wykorzystać Kanban w logistyce i handlu, skupiając się na kluczowych aspektach takich jak zarządzanie zamówieniami, obsługa zwrotów czy podnoszenie jakości obsługi klienta.

Czym jest metoda Kanban?

Metoda Kanban to system kontroli stosowany w produkcji just-in-time, ale z powodzeniem znajduje zastosowanie w wielu różnych branżach. Opracował go Taiichi Ohno, który pracując w Toyocie w latach 50 XX wieku, stworzył kolorowe karty. Na nich zapisane były informacje pozwalające śledzić produkcję na każdym etapie, dzięki czemu mógł on kontrolować zapasy i zamawiać nowe dostawy części lub materiałów w miarę ich wyczerpywania się. Kanban to japońskie słowo, które bezpośrednio tłumaczy się jako „karta wizualna”, więc system kanban oznacza po prostu wykorzystanie wizualnych wskazówek do podpowiadania działań niezbędnych do utrzymania płynności procesu.

Obecnie Kanban jest stosowany do zarządzania procesami w wielu branżach i zyskał ogromną popularność na całym świecie. Firmy korzystają z niego pod postacią klasycznych tablic, własnych arkuszy lub oprogramowania zakupionego u zewnętrznego dostawcy.

fot. freepik.com

Na czym polega metoda Kanban?

Metoda Kanban polega na monitorowaniu procesów i zarządzaniu nimi w czasie rzeczywistym. Pozwala to zespołom ograniczyć marnotrawstwo, a jednocześnie stale udoskonalać swoją pracę. Dzięki Kanbanowi można nie tylko usprawnić przepływ pracy, ale również stworzyć bardziej przejrzyste i zorganizowane środowisko. Poznaj główne założenia metody Kanban:

• Wizualizacja pracy - podstawowym narzędziem w Kanbanie jest tablica Kanban, która służy do przedstawiania przepływu zadań w procesie. Tablica może być fizyczna (np. biała tablica z karteczkami samoprzylepnymi) lub cyfrowa (np. narzędzia takie jak Trello, Jira czy Asana). Każde zadanie jest reprezentowane przez kartę, która przechodzi przez kolejne kolumny oznaczające etapy procesu, takie jak "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zrobione".

• Ograniczanie pracy w toku (WIP – Work in Progress) - kluczowym elementem Kabana jest ograniczanie liczby zadań, nad którymi pracuje się jednocześnie. Pozwala to uniknąć przeciążenia zespołu, skrócić czas realizacji zadań oraz poprawić jakość pracy.

• Zarządzanie przepływem - Kanban skupia się na optymalizacji przepływu pracy poprzez regularne monitorowanie procesu i identyfikowanie wąskich gardeł. Celem jest zapewnienie płynności oraz minimalizacja opóźnień.

• Przejrzystość i współpraca – metoda Kanban promuje otwartość w zespole poprzez wizualizację pracy i ustalanie wspólnych zasad. Każdy członek zespołu ma wgląd w to, jakie zadania są realizowane, co pozwala na lepszą koordynację i współpracę.

• Stopniowe doskonalenie - tablica Kanban zachęca do regularnej analizy i wprowadzania ulepszeń w procesie. Może to obejmować zmiany w strukturze tablicy, redefinicję limitów WIP czy wprowadzenie nowych narzędzi wspierających pracę zespołu.

Czym jest tablica Kanban?

Tablica Kanban to wizualny system organizacyjny, składający się z trzech elementów: tablic, list i kart. Jej zadaniem jest pokazanie procesu oraz zorganizowanie go tak, by ułatwić zarządzanie przepływem pracy. W firmach stosuje się różne tablice Kanban dla innych procesów wytwórczych oraz działów w organizacji, takich jak finanse, marketing i inne. Dostępne są zarówno klasyczne tablice, jak i specjalne oprogramowanie Kanban. Poznaj charakterystykę takiego rozwiązania:

1. Tablica fizyczna — wykorzystująca ścianę i karteczki samoprzylepne,

2. Tablica cyfrowa — dostępna w narzędziach takich jak Trello, Jira, Monday czy Asana.

Tablica dzieli się na kolumny reprezentujące etapy pracy, takie jak:

• „Do zrobienia” (To Do);

• „W trakcie” (In Progress);

• „Zakończone” (Done);

Listy na tablicy Kanban

Listy są kolejnymi etapami procesu i tworzą kolumny na tablicy Kanban. Każda lista odpowiada za konkretne fazy przepływu zadań. Przykładowe listy w różnych zastosowaniach:

• Logistyka - Przyjęcie zamówienia → Przygotowanie do wysyłki → Transport → Dostawa,

• Handel - Zapytanie klienta → Przygotowanie oferty → Akceptacja → Realizacja zamówienia.

Kluczowe funkcje list polegają na wizualnym odwzorowaniu pracy oraz możliwości przesuwania zadań (kart) między listami w miarę postępów. Ograniczenie liczby zadań na każdą listę, co zapobiega przeciążeniu (ang. Work In Progress – WIP).

Karty nat ablicy Kanban

Karty Kanban to jednostki reprezentujące konkretne zadania lub elementy pracy. Każda karta zawiera szczegóły dotyczące zadania, takie jak:

• Tytuł (np. „Przygotować raport”);

• Opis (np. „Do 20.12 należy przesłać raport klientowi X”);

• Terminy (np. „Deadline: 19.12”);

• Osoby odpowiedzialne;

• Załączniki lub komentarze;

Zastosowanie kart polega na przenoszeniu ich między listami, pozwalając śledzić postęp zdania. Istnieje oczywiście możliwość priorytetyzacji kart dzięki oznaczeniom, kolorom lub etykietom. Ma to za zadanie ułatwienie współpracy dzięki przypisaniu członków zespołu do poszczególnych kart.

Oprogramowanie Kanban

Oprogramowanie Kanban to system informatyczny będący komputerowym odpowiednikiem klasycznej tablicy. Te rozwiązania mogą być zintegrowane z systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub innym oprogramowaniem logistycznym. Pamiętaj, że wybór odpowiedniego oprogramowania zależy od specyfiki działalności oraz konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Poniżej poznasz kilka narzędzi i systemów informatycznych wspierających implementację metody Kanban:

• Streamsoft Prestiż - Polski system ERP z modułem zarządzania produkcją, umożliwiający definiowanie kart i tablic Kanban oraz realizację operacji związanych z ich obsługą. Dzięki temu wspiera sterowanie produkcją metodą Kanban, co przekłada się na lepszą organizację procesów logistycznych.

• Neetwk - oprogramowanie Kanban oferujące szybkie wprowadzanie danych, prostotę obsługi oraz brak konieczności instalacji. Jest to rozwiązanie wspierające redukcję zapasów i optymalizację procesów magazynowych w logistyce.

• SalesWizard CRM - system CRM z wbudowaną tablicą Kanban, umożliwiający zarządzanie leadami i lejkami sprzedaży. Dzięki wizualizacji procesów sprzedażowych wspiera organizację dostaw oraz obsługę klienta w handlu.

• BusinessMap - platforma oferująca narzędzia Kanban do wizualizacji, organizacji oraz zarządzania pracą. Pozwala na efektywne planowanie i kontrolę procesów logistycznych oraz handlowych.

• OPDPRO.CARE - oprogramowanie do zarządzania zamówieniami, integrujące system Kanban z cyfrowymi bliźniakami. Umożliwia efektywne sterowanie procesami zamówień i dostaw w logistyce.

Dlaczego warto stosować Kanban w logistyce i handlu?

Kanban w logistyce i handlu sprawdza się doskonale, ułatwiając zarządzanie procesami oraz optymalizując przepływy materiałów, towarów i informacji w łańcuchu dostaw. Z racji tego, że podstawą tej metody jest komunikacja wizualna, to daje ona przejrzysty wgląd w każdy elementem procesu, taki jak:

• Zarządzanie zamówieniami;

• Kontrola stanów magazynowych;

• Zarządzanie zapasami magazynowymi;

• Organizacja dostaw;

• Obsługa zwrotów;

• Obsługa klienta;

Okazuje się, że metoda Kanban w logistyce i handlu jest wszechstronną metodą wspierającą kluczowe obszary zarządzania procesami. Implementacja Kanbana w wyżej wymienionych obszarach prowadzi do większej przejrzystości i lepszej organizacji procesów logistycznych. Przyjrzyjmy się teraz bardziej szczegółowo tym zagadnieniom:

Zarządzanie zamówieniami w Kanban

Kanban umożliwia lepszą organizację i nadzór nad zamówieniami poprzez zastosowanie systemu wizualnego. Dzięki podziałowi procesu zamówień na etapy (np. przyjęcie, weryfikacja, realizacja), każda karta Kanban odzwierciedla aktualny status zamówienia. Korzyści:

• Skrócenie czasu realizacji zamówień dzięki jasnemu podziałowi zadań;

• Redukcja błędów w obsłudze zamówień dzięki lepszej organizacji pracy;

• Możliwość śledzenia zamówień w czasie rzeczywistym, co zwiększa przejrzystość procesów;
  
  

Kontrola stanów magazynowych

Kanban jest doskonałym narzędziem do monitorowania poziomów zapasów magazynowych. Wizualizacja procesu ułatwia identyfikację, które produkty wymagają uzupełnienia, a które mogą być utrzymywane na optymalnym poziomie. Korzyści:

• Minimalizacja ryzyka braków magazynowych, co zapobiega przerwom w realizacji zamówień;

• Automatyczne sygnały o konieczności uzupełnienia zapasów eliminują nadmiar formalności;

• Lepsza synchronizacja między magazynem a działem zakupów;
  
  

Zarządzanie zapasami magazynowymi

Dzięki Kanbanowi firmy mogą precyzyjnie kontrolować zapasy, bazując na zasadzie „just-in-time” — towar jest uzupełniany w momencie rzeczywistego zapotrzebowania, co redukuje koszty magazynowania. Korzyści:

• Redukcja nadmiarowych zapasów, które generują dodatkowe koszty;

• Zwiększenie rotacji towarów w magazynie, co poprawia efektywność logistyczną;

• Ograniczenie marnotrawstwa związanego z przeterminowanymi produktami;

Organizacja dostaw

Kanban wspiera organizację dostaw, usprawniając proces zamawiania towarów od dostawców oraz ich dystrybucję do klientów. Każda karta Kanban może reprezentować dostawę, a tablica wizualizuje jej status na każdym etapie. Korzyści:

• Skrócenie czasu między zamówieniem a dostawą, co zwiększa zadowolenie klientów;

• Lepsza koordynacja działań między dostawcami a firmą;

• Redukcja zatorów i opóźnień dzięki uporządkowanemu systemowi pracy;
  
  

Obsługa zwrotów

Obsługa zwrotów bywa wyzwaniem w logistyce i handlu, ale Kanban pozwala usprawnić ten proces dzięki wizualnemu śledzeniu każdego zwrotu od momentu jego zgłoszenia po zakończenie. Korzyści:

• Transparentność procesu zwrotów, co ułatwia kontrolę i analizę danych;

• Szybsze podejmowanie decyzji dotyczących zwróconych produktów (np. naprawa, ponowne wprowadzenie do sprzedaży, utylizacja);

• Poprawa doświadczeń klientów, którzy widzą, że zwroty są obsługiwane sprawnie;

Obsługa klienta

Kanban zwiększa efektywność obsługi klienta, umożliwiając monitorowanie zgłoszeń i zapewnienie, że każde zapytanie lub reklamacja zostanie rozwiązana. Każde zgłoszenie jest reprezentowane jako karta, która przechodzi przez kolejne etapy (np. analiza, rozwiązanie, zamknięcie). Korzyści:

• Szybsza reakcja na potrzeby klientów dzięki lepszej organizacji pracy;

• Priorytetyzacja zadań, co pozwala skupić się na najbardziej pilnych sprawach;

• Wyższy poziom zadowolenia klientów dzięki przejrzystej i sprawnej obsłudze;
  
  

Korzyści z metody Kanban w logistyce i handlu

Kanban nie tylko wspiera codzienne operacje, ale również pozwala na elastyczne dostosowanie się do zmieniających się potrzeb rynku i klientów. Dlatego metoda ta jest niezastąpionym narzędziem dla firm dążących do osiągnięcia wyższej efektywności i konkurencyjności. Stosowanie Kanbana w logistyce i handlu pozwala firmom:

• Zoptymalizować kluczowe procesy operacyjne;

• Ograniczyć marnotrawstwo zasobów i czasu;

• Zwiększyć przejrzystość działań;

• Skrócić czas realizacji zamówień i zwrotów;

• Poprawić zadowolenie klientów dzięki lepszej obsłudze;

Podsumowanie

Kanban to narzędzie, które może znacząco usprawnić działanie firm logistycznych i handlowych. Dzięki wizualizacji procesów, organizacji pracy w czasie rzeczywistym i możliwości elastycznego dostosowania do specyfiki działalności, Kanban pozwala na lepsze zarządzanie zamówieniami, zapasami magazynowymi oraz organizacją dostaw. Metoda ta nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale także poprawia jakość obsługi klienta, co w dzisiejszych czasach jest kluczowe dla budowania przewagi konkurencyjnej. Wdrożenie Kanban w logistyce i handlu to krok w kierunku większej transparentności, lepszej organizacji i satysfakcji zarówno pracowników, jak i klientów. Dla firm, które dążą do ciągłego doskonalenia swoich procesów, Kanban staje się niezastąpionym narzędziem.